成功因素管理系统

管理系统--领导力的决定性成功因素

如今，管理体系在多大程度上真正用于企业发展，而不仅仅是为了获得认证？当您以外部审计员的身份考察一些公司时，您可能会问自己这个问题。

如果使用得当，管理体系就不仅仅是一项强制性的工作。尤其是在当前这样的时代，它们为健全的流程和明确的战略性企业发展奠定了稳定的基础。当前的挑战，从监管要求、地缘政治和技术变化到可持续发展目标，都要求企业采取果断行动，明确重点。忠实于指导原则：用系统进行管理，同时用系统进行管理。

管理系统的现状如何？

• 以流程和风险为导向的方法得到广泛应用
• 整合技术以提高效率
• 员工参与度提高，等级制度更加扁平化

未来走向？

• 进一步发展以流程和风险为导向的方法
• 深化技术整合，进一步提高效率
• 提高员工参与度，实现更扁平的层级结构
• 人工智能辅助决策和自动化流程优化
• 公司所有领域的全面数字化整合
• 关注复杂性和监管、可持续性和持续创新
  

当前的标准修订，如ISO 9001 修订版或ISO 14001 修订版，也以现代方式应对现代发展。其中包括应对机遇和变化、利用新技术的可能性以及企业文化和道德等主题。所有这些都反映在 ISO 的"新趋势"中。

管理体系成功的障碍

为什么会出现这些障碍

所有ISO管理体系标准都旨在建立清晰统一的企业结构，其本身并不是目的。然而，从实践中可以看出，误解仍然普遍存在：

• 证书，以及证书背后的认证者和认可者，是所有工作的重中之重。管理系统成了一项强制性工作。事实上，没有使用的体系纯属浪费。
• 管理方法没有被理解为一种管理工具。战略制定和目标规划往往 "并行不悖"。管理评审和内部审计为反思和进一步发展战略问题提供了理想的机会。
• 标准的章节往往只是一个接一个地 "打钩"。标准的各项要求巧妙地相互关联。然而，按照单个章节编排的手册毫无用处。即使是仅仅照搬标准议程的管理评估，通常也不会为任何总经理提供一个有吸引力的结构。因此，重要的是找到正确的措施和针对公司具体情况的实施方法。
• 管理体系的 "范围 "并不局限于管理代表及其活动，而是始终包括整个公司。
• 外部审核员会告诉你 "去哪里"。有些人这么认为，但对标准的 不同 解释 是正常的。以下内容适用于所有相关人员：标准描述的是要求，即必须满足哪些要求，而不是如何满足。那么问题来了：描述的到底是什么？

没有管理体系不行吗？当然可以。但后果可能很严重：

• 损失结构、降低效率和增加错误率。这会导致返工、延误，最终造成经济损失。员工要花费更多的时间来搜索信息或明确责任，从而影响工作效率。
• 从长远来看，缺乏标准化会损害公司形象，削弱其市场地位。
• 不明确的流程和缺乏透明度会让员工感到沮丧，并增加员工流失的风险，而这是企业难以承受的成本和竞争因素。
• 自相矛盾的是，缺乏正式系统往往会导致公司制定效率低下的手工流程 来建立秩序，从而导致更多的官僚主义。

因此，问题不应该是是否 "雇用 "管理系统。相反，值得一问的是，是否应将现有系统的性能提高到一个新水平，并有针对性地进一步发展。

12 个关键成功因素

互动式管理系统的这十二个成功要素说明了如何有效地开发系统，使其适应未来的发展：

1.加强领导力：
作为董事会成员或管理层代表，您有责任将管理系统视为公司的战略基础，而不仅仅是一种形式或控制工具。这样，你才能创造稳定性、创新力和未来的生存能力。

作为 "最高管理层"，你能做些什么？以身作则：发挥主观能动性，推动实施，激励团队参与。只有共同努力，管理系统才能成为真正的成功因素，使公司适应未来的发展。

2.突出战略重点：
组织背景和相关方往往只能作为 "清单 "提供给外部审核员。但真正是怎么做的呢？这些主题是否已纳入 PDCA 循环和战略发展中？例如，将 "战略日 "与管理评审联系起来，利用内部审计客观地反思战略问题。

3.活用流程导向：
创建端到端的流程，使内部和外部协作顺畅。例如，人事发展流程并不局限于人力资源部门，而是涉及所有各方：管理层、部门经理和员工，以及员工代表等。全面思考。

4.流程界面的沟通：
流程可以描述得很清楚，但流程参与者之间仍会出现错误、返工或误解。关键在于良好、透明的沟通和问题：上游和下游工艺需要什么？这种透明度还能促进积极的工作氛围。

5.有针对性地利用技术支持：
现代工具、人工智能以及量子计算必须积极融入流程，以提高效率和创新实力。人工智能支持的应用程序潜力巨大，可以在组织框架内以结构化的方式进行管理和进一步开发。

6."精简 "文档：
文档信息经年累月地 "增长"，往往没有增加价值。有时少即是多。文件应该是支持而不是负担，帮助员工胜任工作。现代形式，如录音和录像，也是一种符合标准的文件信息形式。

7.让员工积极参与：
忠诚和承诺是关键资源。提倡开放式的错误文化，让各级人员都参与进来。诚如座右铭所言："谁 "的责任并不重要，重要的是 "什么 "是原因。员工往往有最好的想法，因此要 "敞开大门"。

8.将内部审计作为管理工具：
内部审计不仅仅是检查。它们揭示了改进的机会、风险和潜力。跨学科审计团队正在崛起。继续增加内部审计人员的数量，确保技能覆盖面更广。

9."真正的 "管理评审：
管理评审往往只是为了遵守标准。相反，应将其作为一种核心管理工具，用于回顾过去和展望未来。标准要求是核心主题，但关键是要将其转化为对公司真正有价值的评估。

我们的建议：在管理评审中，不仅要描述上次审核的结果，还要与管理人员一起确定来年的审核重点。这样，审计就能再次为公司的进一步发展做出贡献。

10.融入客户视角：
积极将客户视角融入流程设计，以持续提高客户满意度。直接邀请客户参加有关改进和创意管理的研讨会如何？顺便提一下，"内部客户 "的参与也同样有趣。

11.持续改进：
"CIP "这三个字母仍然是持续改进的引擎。对常规提出质疑，促进有关错误的信息交流，并利用调查结果进一步发展组织。让每个人都能看到有效管理方法带来的好处：减少错误、优化流程、提高工作效率、增强创新能力和竞争力。可见性会产生认同感和积极参与的意愿。

12.让成功看得见：
共同庆祝成功实施的措施，让结果透明化。是否有内部审计的成功案例？去年通过内部审核取得了哪些积极效果？成功的原因是什么？哪些风险可以避免？管理层对此持肯定态度吗？哪个部门的改进措施实施得特别好？这就是最佳意义上的 "质量管理营销"。

结论--管理体系是成功的要素

现代管理体系不仅仅是符合标准的证明。它们是一种战略工具，能够创造导向性、稳定性和可持续性。然而，许多公司尚未充分利用这一潜力，要么是出于习惯，要么是因为低估了其实际效益。

作为管理代表或高层管理者，您有责任积极利用系统，有针对性地提供资源，让员工参与进来，并进一步将系统发展为战略管理工具。这十二个成功因素表明，有效的管理系统如何为企业的可持续成功做出决定性的贡献。它能创造稳定性，增强创新力，并为增长、进一步发展和复原力（尤其是在充满挑战的时期）奠定坚实的基础。

DQS - 您的审计专家

DQS Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen 成立于 1985 年，是德国第一家管理体系认证机构。我们一直是唯一一家专注于管理体系和流程的大型认证公司。例如，1986 年，我们根据全球最重要的管理体系标准ISO 9001 颁发了德国第一张证书。

通过认证审核，我们追求的目标是向客户展示我们的优势和改进潜力--而不仅仅是符合性评估。为此，我们聘用了具有相关行业知识的自由职业者、高素质专家和管理人员担任审核员。我们的主张始于审核清单的终点。请相信我们的话。我们期待与您取得联系。

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