在疫情发展期间,对管理系统进行现场审核往往是不可能的,或者只能在非常有限的范围内进行。所谓的远程审核,即借助适当的信息和通信技术进行远程审核,通常可以在这种情况下提供补救措施--对于汽车标准IATF 16949也是如此。阅读下面的文章,了解IATF在2020年10月为开展远程审核制定了哪些要求。

Loading...

远程审核,即为评估和认证管理系统而进行的远程审核,自2020年初Covid 19大流行开始以来,已经获得了强有力的认可。这一点在DQS的 客户调查 中再次得到证实毕竟,即使在一个公司的正常现场审核几乎不可能的情况下,证书也必须得到维护,必须进行定期审核。即使在大流行之前,这种审核方法也是在没有审核员亲自在场的情况下成功应用的。这是因为国际上有效的管理体系审核准则ISO 19011:2018也明确规定,在相当长的一段时间内,远程审核可以替代许多地区的现场审核。

IATF和远程审核

国际汽车标准IATF 16949的用户在大约6个月前还被剥夺了这种替代审核方法。然而,在2020年10月,国际汽车工作组(IATF)适应了当前的情况,至少是暂时的,并为开展IATF 16949的远程审计创造了合适的条件,以及 "措施冠状病毒大流行(COVID-19)-修订版5"。然而,与ISO管理体系标准,如ISO 9001 (质量管理)或ISO 27001(信息安全)相比,远程审核的可能性是有限的。

这是因为进行IATF远程审核的一个基本条件是,由于可以证明与COVID-19大流行病直接有关的原因,不可能进行现场审核。只有在这种情况下,像DQS这样的认证机构才有权根据IATF的规范进行远程审核。这样做的背景是,远程审核的可能性可以防止超出计划或允许的时间范围。

对于在计划的IATF审核时因大流行病而关闭的生产设施或不生产任何零部件的生产设施,汽车行业也有特殊规定。然而,在这种情况下,认证机构必须从客户那里获得适当的信息,以评估情况,并在必要时,商定一个新的、较晚的IATF审核日期。必须通知IATF放弃原计划的审核。

开展远程审核

对于汽车标准IATF 16949,可以应用远程审核,具体如下

  • 生产基地
  • 包括扩展的生产基地
  • 远程支持站点

IATF远程审核允许用于以下审核类型。

  • 初始认证审核(阶段1和阶段2)。如果第2阶段的审核是远程进行的,证书的有效期不得超过12个月,证书提前一天过期。随后的审计就被视为重新认证审计。
  • 监督审计
  • 再认证审核
  • 转让审核
  • 出于特殊原因的审计,即所谓的特殊审计

认证机构必须对IATF远程审核应用以下原则。

  • IAF ID 12 - 远程评估的原则
  • IAF MD 4 - 关于使用信息和通信技术(ICT)进行审核和评估的强制性文件。
  • 措施冠状病毒大流行(COVID-19)--修订版5》的附件A--IATF远程审计的要求

IATF审核--实施的选择

  • 100%现场
  • 部分远程(从远处审核)和部分现场
  • 100%远程

在确定审核天数时,必须考虑到远程审核所需的额外时间和精力。在 "冠状病毒大流行的措施 "中,IATF指出,即使是IATF 16949 的远程审核,必要时也可以对其规划进行观察("见证"),例如,确定所使用的技术是否符合规定或各审核员的方法是否合规。然而,这种见证审计意义上的观察不能被拒绝。

IATF远程审核的审核员能力

远程审计的其他重要因素是参与远程审计的所有各方都有足够的能力和技能。审核员和客户都必须有能力操作电子基础设施,以达到预期的结果。而且必须确保审计结果也是有意义和客观的。

因此,远程进行IATF审核的审核员应该已经熟悉有关公司和那里的普遍气氛,例如从现场汽车审核中了解到。此外,审核员必须有丰富的经验和远程审核的惯例,因为远程审核在某些情况下需要不同于现场审核的提问技巧。

我们关于这一主题的最新 客户调查显示,关于DQS审核员的结果如下。

"97%的客户认为我们的审核员的方法'称职',只有3%认为'不太称职'。"

其他基本方面和特殊要求可以总结如下。

  • 既没有冲突案例,也没有严格评估的事件(不符合要求)。
  • 参加IATF远程审核的人数应该是有限的。
  • 个人 "会议 "应安排在最多两个小时内,然后是休息。这一程序是必要的,否则在有时不熟悉的情况下,注意力会受到影响。因此,与传统的IATF现场审核相比,应该为远程审核的计划安排更多时间。

远程审核的优势

  • 大大减少旅行时间
  • 可以用合理的努力对无法访问的地点进行审核
  • (几乎任何数量的)来自世界各地的专家和学者也可以同时参与进来
  • 审计人员及其雇员的个人风险降到最低,例如健康和安全风险
  • 消除了旅行限制
  • 可以最大限度地减少数据收集和数据分析之间的时间延迟
  • 在出现中断的情况下有很大的灵活性,例如,审计人员的可用性
  • 减少的二氧化碳 排放有助于可持续性

对所使用的通信技术的要求

所使用的信息和通信技术(ICT)在所有远程进行的审计中发挥着特殊作用。文件IAF MD 4:2018对此提供了有约束力的规范。该文件由IAF(国际认可论坛)发布,在全球范围内规定了使用ICT的主要方面。

除了IATF审核外,还影响到所有其他ISO管理体系标准认证的审核,其关键要求是。

  • 确保电子传输信息的安全性和保密性。
  • 审核员和客户之间就ICT的使用达成协议。这需要建立商业关系。
  • 审计员识别与ICT有关的风险和机会。这涉及到,除其他事项外,提前发现的有效性和客观性。
  • 确保必要的电子基础设施已经到位。
  • 所有参与操作ICT的人员的能力和水平,以达到预期的结果。

这包括确保客户和审计师熟悉适当的硬件和软件(平板电脑、网络摄像头、WiFi中心或IT工具,如WebEx、GoToMeeting、图像编辑程序等),并确保有足够的带宽来实现安全、稳定的连接。

汽车领域的其他规范

  • DIN EN ISO/IEC 17021 - 为合格评估目的审核和认证管理系统的认证机构的要求
  • DIN EN ISO 19011 - 管理系统审核指南
  • 71 SD 6 021 (IAF MD 5) - 确定审核质量和环境管理体系的审核时间的约束文件
  • 71 SD 6 016 (IAF MD 4) - 关于经认可的认证机构在审核管理体系时使用计算机辅助审核技术(CAAT)的约束性文件
  • IATF--应对冠状病毒大流行的全球豁免和措施 COVID 19,附件A包含了IATF 16949一套法规的远程审核的执行要求

结论--远程执行IATF审核

远程审核在短短一年内成为 "新现实 "的一部分。今天,它们是一种公认的审核方法,可以取代传统的现场审核,至少是部分的,从而有助于证书的维护。因此,远程审核可以成为传统现场审核的有益补充。无论是在评估期间利用额外的专业知识,还是结合起来以经济有效地覆盖多个站点,或者在适当的时候完全远程审核以满足认证要求或根据当前条件的要求。

远程审计长期以来为ISO标准提供的可能性,自2020年秋季起也可用于汽车标准 IATF 16949(至少是暂时的)。然而,只有在与大流行有关的计划中的现场审核失败的情况下,并且如果这使证书的维护处于危险之中。此外,他们的应用必须始终被仔细权衡。并非每一种情况都能在远处得到充分的评估。因此,DQS事先检查贵公司的各自情况、认证和当局方面的要求以及与实施有关的风险。

在进行远程审核时,必须遵守上述标准和指南中规定的特殊要求。这些规范侧重于所使用的信息和通信技术(ICT)以及相关审计人员的经验和常规--这两个方面对远程审计的成功有最大影响。

此外,计划和进行审计的额外规则适用于远程IATF审计。根据审核类型的不同,这也可能适用于在远程审核基础上颁发的证书的期限。有关要求的细节可在所谓的 "冠状病毒大流行措施(COVID-19)--第五次修订版 "的附录A中找到。

经验和信任

IATF 16949 被认为是汽车行业的国际质量标准。作为ISO/TS 16949:2009的继任者,自2016年10月出版以来,它几乎成为这个全球行业的门票。ISO/TS 16949技术规范于1999年3月首次发布。随着我们在2000年2月得到IATF的认可和VDA-QMC的批准,DQS 成为全球首批该汽车标准的认证机构之一。

我们的文本和白皮书是由我们的标准专家或具有多年经验的审核员独家撰写。如果您对文本内容、我们的审核和对作者的认证有任何疑问,请随时联系我们。

作者
托尔斯泰 施瓦茨

DQS标准专家、首席审核员和汽车法规的产品经理。

Loading...