很久以前,管理手册是全面记录(质量)管理系统的核心媒介。然而,随着时间的推移和著名的管理体系标准的修订,如ISO 9001(质量)、ISO 14001(环境)或ISO 27001(信息安全),该术语已不再使用。原因是:修订后的标准不再要求有(QM)手册。

当然,这并不意味着这样的手册不应该再保留(也有人说是 "存放"),甚至不允许保留--这只是意味着公司现在可以更自由地决定以何种方式和通过何种媒介来保留其管理系统的文件化信息,并记录他们认为必要或值得了解的其他信息。

过去和今天的管理手册

ISO 9001:2015的前一版本(即ISO 9001:2008)在第4.2.2章中仍然明确要求创建和维护这样的手册。它必须包含范围和可能的例外情况,以及为QMS(当时仍称为QMS)建立的文件化程序,或对它们的引用;还需要描述QMS的过程如何以及在何种程度上相互影响。

今天有不少公司保留--或者说 "出版"--所谓的管理手册,更多的是以信息甚至广告手册的方式使用。他们用它来介绍他们的公司、他们的 "政策"、他们的 "哲学",最重要的是,他们对其管理系统的基本方法。通过这样做,公司打算向他们的相关方展示一定的透明度,并创造信任。

这些管理手册通常以各自的标准结构为基础,即以定义所有ISO管理体系标准的共同基本结构的章节为基础(高水平结构/HLS)。然而,有一些与标准的正式章节编号有些偏离,这有时需要读者更加注意。

这些手册是否包含今天所需的文件信息?

然而,这种类型的管理手册并不包含狭义上的标准的文件化信息。这并不奇怪,因为文件化信息通常包含大量的内部信息和机密细节,你不会想在互联网或其他地方找到这些信息。因此,较新的那种管理手册主要是为对外展示服务的。客户或商业伙伴可以通过这些描述,在一定程度上看到一个公司的特点是哪些方法,以及一个管理系统可能有多成熟和有效。

这类管理手册的另一个好处是其信息结构,旨在提供一个概览,同时也产生一个内部利益。这对新员工来说尤其如此,他们可以因此初步了解管理系统的流程情况,以及与公司有关各方的内部和外部问题--这是认识和了解新雇主背景的好方法。

今天如何管理文件化的信息?

今天的公司通常使用购买或内部开发的软件,通过内部网络提供对文件信息的访问。然而,就创建、维护和储存文件信息的各自权利而言,没有任何重大变化。然而,具体的方法因公司而异。在任何情况下,都必须确保员工在任何时候都能(至少是知情)进入与他们相关的领域。

在不断推进的数字化时代,相关的文件信息是否也以纸质形式(文件夹)提供,是每个公司的决定,也可能是每个部门的决定--这并不是 "禁止 "的

总结

(质量)管理手册曾经作为ISO 9001的标准要求开始,在那里,它是直到ISO 9001:2008的文件的核心媒介。自2015年的重大修订以来,管理手册不再是明确的要求,而是作为信息和营销手册开始了新的职业生涯--尽管没有内部机密信息。

对外,它为客户和商业伙伴提供关于管理系统的一般方法和结构的信息,目的是确保透明度和信任。在内部,新员工尤其感谢对管理系统的信息概述,包括公司的内部和外部主题。在这里,管理手册的新功能极大地促进了 "认识和了解组织的背景",这是ISO管理体系标准第4.1章中统一要求的。

自2012年引入共同的基本结构以来,文件化的信息,现在主要是借助于电子媒体,相关信息通常可以由授权人通过内部网络查看。

作者
Ute Droege

DQS expert for quality management systems, long-time auditor and experienced trainer for ISO 9001.

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