你是否曾想过,从审核到完成证书的这段时间里到底发生了什么?这个过程是如何进行的,做了什么,谁参与其中?让我们一起看看幕后的情况--进入DQS的黑箱:认证委员会。

只有极少数人知道在审核和成品证书之间到底发生了什么。因此,现在是调查的时候了!谁能比我们的员工更好地回答这个问题呢?Marina Schwabauer、Karim Soudani和Manuela Seel,他们都是DQS认证委员会的长期和有价值的员工,每天伴随着审核到证书的转变。他们让我们了解到在认证机构中实际发生的情况以及工作中的挑战。

"那么告诉我,审核已经完成。接下来会发生什么?"

Marina Schwabauer:然后审核员给我们发送一些文件。除了审计报告,我们还收到,例如,审计师的手写笔记;审计的时间表;客户签署的证书草案;批准的计算;在公司发现的任何偏差;参与者的名单;客户和合同的数据。所有这些我们都必须收到,而且所有这些文件都必须由我们检查是否准确。报告当然是最耗时的部分,因为它包含了最多的信息。

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Karim Soudani

Karim Soudani:审计报告可以与病人的心电图相比较。它准确地反映了各自公司的生产情况,以及生产方式。因此,报告是非常详细的。我们事先检查审计期限是否符合要求,基本数据是否正确,措施是否已经结束,然后再转给技术审查。所以这是一个双重控制方法。当一切都由我们处理后,我们将文件连同我们事先填写的检查表一起发送给技术审查员。

Manuela Seel。没错,然后我们将其归档到所谓的 "Elze"。这是我们系统中的一种电子文件夹。在其中,我们准确地记录了谁处理了什么,哪些文件是可用的,哪里有疑问。通过这种方式,我们可以非常精确地跟踪谁做了什么,什么时候做的,以及什么时候收到或跟进的文件。电子文件夹只能由有权限进入数字档案的员工查看。

Marina Schwabauer:然后,技术审查员会查看是否所有的措施都已结束,所有的证据都已获得。当然,我们已经做了这些,但这是一个双重控制的问题。技术审查比我们的审计要深入得多,此外,也要检查一切的正确性。它平均需要5到8个小时。

Manuela Seel
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Manuela Seel:如果在技术审查中出现问题,技术审查员会直接写信给审计师。一旦收到答复,我们就会向审核员发送可以恢复程序的信息。这也可以在系统中进行跟踪。

Marina Schwabauer:认证决定是在技术审查后作出的。一旦一切就绪,所有问题都得到澄清,我们就会重新开始工作--我们在后台,在认证委员会。这就是它变得令人兴奋的时候*笑* - 因为然后我们创建证书和报告,检查其正确性并将所有文件上传到门户网站。然后客户也可以进去看所有的东西。

"认证办公室的最大挑战是什么?"

Marina Schwabauer:每个案例总是不同的,没有两个公司是相同的。一般来说,一个共同的问题是,我们没有及时收到文件。什么是及时的意思取决于特定的标准:对于BRCGS认证,最后期限是审核后的28天。这意味着在28天后,公司已经关闭了所有的差异,将其发送给审计师,而审计师又将其转发给我们。一般来说,我们要处理的询问和文件要求越少,我们就能越快地将报告交付给客户。

在认证委员会中,我们最常处理的问题是当审计师未能及时将文件发送给我们。然后我们就打电话,看看问题出在哪里。例如,有时候,这个人生病了,不能下床写报告,或者他或她在国外,经常旅行。这时,有时网络连接不配合,这就是报告无法上传的原因。大家都知道,审计师经常在路上。所以有个人原因,也有工作原因。

如果所有的文件都有了,那么一半的工作就已经完成了。然后就轮到我们来处理它们了。我们有一个时间限制,所有文件必须在两天内处理完毕,然后文件被送到技术审查部门。为技术审查分配了两个星期的时间。当然,我们DQS试图更快完成,最好是一周左右,但当然也可能发生与工作有关或个人原因影响处理时间的情况。

Manuela Seel。这也直接把我们带到了认证委员会的第二个主要挑战:截止日期。特别是IFS食品7,及时上传文件是一个非常关键的问题,无论是对于审核员还是对于我们的客户和技术审核员。这是因为随着标准的修订,工作量大大增加。额外的查询对审核员来说非常耗时,而客户也觉得很困难。IFS已经注意到了这一点,因此已经开始着手开发IFS食品第8版,当然,我们仍然要遵守最后期限。

Marina Schwabauer
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Marina Schwabauer:情况正是如此。我和我的同事们的工作是遵守各自标准的时间表,按时完成所有工作。这涉及到与审计师和技术审查员的联系,并听取他们的意见。然后,我们试图管理它,使一切都能按时完成。

非常感谢Manuela Seel、Marina Schwabauer和Karim Soudani的采访。

作者
康斯坦兹 伊尔纳

Constanze Illner她是可持续发展和食品安全领域的研究和通讯官员。在这个职位上,她一直关注这方面的所有重要发展,并在每月的通讯中告知我们的客户。她还主持每年的可持续发展英雄大会。

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